par Laura VILLARS, étudiante du Master 2 Droit des médias électroniques
La CNIL[1] définit l’archive comme étant « l’ensemble des documents et données produits ou reçus par une personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité », peu importe le support :
- Papier et/ou numérique, tels que les documents administratifs, supports d’information, carnets d’entraînement.
- Iconographique et audiovisuel : telles que les photographies et vidéos.
Les données peuvent être celle de personnes morales et physiques, cela comprend donc des données non-personnelles et les données à caractère personnel.
Par conséquent, le RGPD[2] s’applique à l’ensemble des archives qu’elles soient publiques ou privées, dès lors qu’elles comportent le traitement « de données qui se rapportent à des personnes physiques directement identifiées ou identifiable ». En effet, la collecte et la conservation de données personnelles sont soumises à des conditions strictes[3] garanties à l’article 5 du RGPD, imposant une finalité de traitement et une durée de conservation adaptée à cette finalité.
La mémoire du sport français : conservation à des fins historiques.
La mémoire du sport (composé de différentes archives publiques et privése) comprend la collecte et la conservation de certaines données personnelles relatives aux personnes physiques, acteurs du milieu sportif, tels que les sportifs et athlètes, les dirigeants de fédérations sportives, les présidents de club, les résultats sportifs, ou encore les palmarès, les photographies et affiches. Tous présentent un intérêt historique justifiant ainsi une conservation plus longue dit « sans limitation » dans le temps de ces données à caractère personnel.
Dans le cas des données personnelles sportives, la CNIL a dressé une liste non-exhaustive de divers objectifs associés à cette conservation prolongé :
- « Connaître, commémorer, transmettre la culture et l’histoire d’un sport, d’un club, de son territoire et de sa population ;
- Identifier les politiques menées par l’État et les collectivités territoriales dans le secteur du sport ;
- Participer à la compréhension des phénomènes socio-culturels et des dynamiques politiques territoriales et nationales ;
- Valoriser le savoir-faire événementiel du sport français »
Comment identifier un document présentant un intérêt historique ?
La conservation des documents et données à des fins d’intérêt historique doit être limitée à ceux qui sont strictement nécessaires à la mémoire sportive française. La CNIL prend comme exemple de documents non-nécessaires les documents de gestion tels que les factures, ne présentant aucun intérêt historique.
La CNIL rappelle que dans le cas où un délégué à la protection des données a été désigné, ce dernier sera chargé de définir une durée ou d’encadrer la conservation « sans limitation » dans le temps.
Enfin, l’article 30 du RGPD impose une obligation de tenir un registre de traitement pour tout organisme public ou privé quel que soit leur taille, dès que le traitement concerne des données à caractère personnel. Le registre permet d’obtenir une vue d’ensemble du traitement et permet d’identifier les parties prenantes, les catégories de données traitées, les finalités du traitement, à qui elles sont communiquées, combien de temps elles sont conservées, et comment elles sont sécurisées. Ainsi, dans le cadre d’une conservation de données personnelles « sans limitation » dans le temps, le registre devra faire mentionner quelles sont ces données.
Le cadre juridique des archives publiques et privées
Constitue une archive publique « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public, […] y compris un organisme privé gérant un service public ou exerçant une mission de service public ». L’article L211-2 du code du patrimoine encadre la conservation des archives publiques à des fins historiques.
Concrètement, les documents des archives publiques, tels que les documents produits par le ministère chargé des Sports, ou l’Agence nationale du sport, sont à l’issue de la durée de leur utilité administrative (dit conservation en base intermédiaire) soit :
- Détruits
- Conservés de manière définitive.
Constitue une archive privée « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, procèdent de l’activité de tous les organismes qui ne produisent pas d’archives publiques ». A contrario des archives publiques, elles ne sont pas soumises à une obligation juridique de conservation et de dépôt à des fins historiques.
Ainsi, les documents des archives privées, tels que les documents produits par les fédérations non-délégataires d’une mission de service public, les clubs, les organisateurs privés de manifestations sportives, sont selon la décision du propriétaire de l’archive privé soit :
- Détruits,
- Conservés,
- Anonymisés.
Et ce à condition de respecter le RGPD et de justifier l’intérêt historique.
JO 2024 : « La Grande Collecte des Archives du Sport »
Dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de 2024, le ministère de la Culture (le service interministériel des Archives de France) en partenariat avec le comité national olympique et sportif français (CNOSF) et l’Académie nationale olympique française (ANOF), a organisé une « grande collecte des archives du sport ». Il s’agit d’une collecte de données sportives auprès des archives privées uniquement, elle durera jusqu’au 31 décembre 2024.
La collecte a notamment reçu le label « Olympiade culturelle ».
[1] Commission nationale de l’informatique et des libertés
[2] Règlement général sur la protection des données, dit règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016.
[3] https://www.cnil.fr/fr/la-duree-de-conservation-des-donnees-personnelles-des-sportifs-dirigeants-et-autres-personnes-dans
Sources :